Gérer vos notes de frais

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Pour les salariés français, le moment de faire sa note de frais peut sembler être un casse-tête. Et pourtant, grâce à des règles simples et une bonne organisation, une note de frais peut s’avérer rapide et claire. Pour cela, vous pouvez vous aider de quelques astuces pour réussir votre déclaration de dépenses professionnelles.

Créer une note de frais

Pour créer une note de frais, il faut d’abord établir quelques règles. Tout d’abord, vous devez définir le délai de déclaration de vos frais professionnels. Pour certaines entreprises, une feuille de frais est établie à chaque dépense. Cette solution est utilisée pour des salariés qui ont très peu de dépenses. Ainsi, la déclaration est faite rapidement et le remboursement également. Pour les salariés qui font face à de plus nombreuses dépenses, ou plus récurrentes, le délai de déclaration peut être hebdomadaire, mensuel ou trimestriel.
Une fois ce délai décidé, vous devez choisir le format de votre note de frais. Le format le plus simple est un format tableau. Avec ce type là, la déclaration est plus claire, détaillée et précise. Ces critères sont essentiels à la bonne gestion d’une note de frais professionnels.

Les éléments clés d’une bonne note de frais

La base d’une bonne note de frais est de conserver tous les justificatifs de dépenses. Cela vous permettra d’avoir une déclaration complète et de pouvoir justifier de vos frais à votre employeur.
Pour effectuer une déclaration cohérente et simple, l’idéal est de procéder par ordre chronologique. Ainsi, vous êtes sûrs de n’oublier aucune dépense.
Dans votre note de frais, vous devrez indiquer divers indications : date et lieu de la dépense, motif du paiement et montant. D’autres entreprises réclament de plus amples informations, comme par exemple le montant des taxes ou le type de paiement effectué. Chaque entreprise définit les éléments dont elle a besoin.

On différencie également deux types de déclarations de frais professionnels. Certaines entreprises fournissent une carte bancaire de société ou carte corporate. Ainsi, les transactions sont débitées sur le compte de l’entreprise. Le but de la note de frais est donc de justifier les dépenses du salarié. Pour les autres entreprises, les dépenses sont à la charge de l’employé. L’employé règle donc les différents paiements. Par la suite, le salarié crée sa note de frais pour expliquer les dépenses rencontrées et demander le remboursement de celles-ci. En règle générale, le remboursement est effectué par virement ou par chèque à l’ordre du salarié.